Государственное учреждение культуры

«ЦБС Бобруйского района »

Центральная библиотека

Отдел библиотечного маркетинга

БИБЛИОТЕЧНЫЕ КАТАЛОГИ И КАРТОТЕКИ. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРИМЕНЕНИЕ

Методические рекомендации

в помощь организации и применению

библиотечных каталогов и картотек

ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

КАТАЛОГОВ В БИБЛИОТЕКЕ

Система каталогов ─ важнейшая часть справочно-библиографического аппарата библиотеки. Каталоги отражают все хранящиеся в фонде документы.

Характерная черта современной системы каталогов – наличие традиционных (карточных) и нетрадиционных (электронных). Каталоги служат основой любого вида библиотечно-библиографической деятельности. Это – процессы комплектования и доукомплектования фондов, их использования, информационно-библиографическая деятельность, справочно-библиографическое обслуживание, индивидуальная и массовая работа с читателями и др.

Процесс организации каталогов должен начинаться с разработки «Положения о системе каталогов». В этом документе должны раскрываться следующие пункты:

• общие требования;
• назначение и функции каталогов;
• порядок организации каталогов;
• ведение каталогов;
• формы и методы пропаганды каталогов.

Другим обязательным документом, без которого также невозможна организация справочно-библиографического аппарата, является паспорт каталога. В нём указывают:

• наименование каталога;
• его объём (в ящиках или карточках);
• с какого года он ведётся;
• назначение каталога (читательский, служебный);
• способы группировки библиографических записей;
• вспомогательный аппарат;
• лицо, ответственное за ведение каталога;
• отметка о ежегодной проверке и уточнения объёма каталога.

Библиотечный каталог – это перечень библиографических записей документов, имеющихся в фонде одной или нескольких библиотек, раскрывающих состав или содержание библиотечных фондов.

Функции библиотечных каталогов:

• знаково-коммуникативная;
• информационно-поисковая;
• педагогическая.

Знаково-коммуникативная функция библиотечных каталогов помогает дистанционному общению «потребитель-каталог-автор». Информационно-поисковая функция реализуется в процессе разыскания документов в ответ на запрос читателя. Библиотечные каталоги выполняют и педагогическую функцию, способствуя интеллектуальному и профессиональному развитию личности читателя.

Для организации каталогов и картотек могут использоваться карточки: печатные, машинописные, рукописные.

Вливание карточек осуществляется регулярно – в зависимости от объёмов новых поступлений.

Библиографическая запись на карточках составляется в соответствии с требованиями государственных стандартов ГОСТ 7.1-2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления». Описание каждого документа приводится на отдельной каталожной карточке

В левом верхнем углу на карточках имеется шифр, указывающий место книги на полке, внизу – индекс, указывающий место карточки в систематическом каталоге.

Шифр и инвентарные номера – обязательные элементы (координаты) для поиска необходимых документов.

Прежде чем обратиться к каталогу, установите:

• в каком из них целесообразнее искать нужную информацию;

• имеете ли Вы точные сведения о рекомендованных источниках;

• достаточно ли Вам известных документов;

• все ли Вы нашли самостоятельно;

• не требуется ли Вам помощь работника библиотеки?

Каталоги различаются по назначению, охвату фондов и способу группировки документов, по технологии создания и использования.

По назначению традиционные каталоги делятся на читательские и служебные.

Читательские каталоги в совокупности раскрывают состав и содержание фондов библиотек и должны быть организованы таким образом, чтобы максимально облегчить их использование.

Служебные каталоги выполняют страховую и регистрационную функции, поэтому доступ читателей к ним ограничивается.

По охвату фондов в системе каталогов могут быть представлены:

• каталоги, отражающие фонды библиотеки;
• отдельных подразделений библиотеки.

По способу группировки библиографических записей каталоги делятся:

• алфавитные;
• систематические;
• топографические;
• предметные;
• нумерационные:
• хронологические и др.

АЛФАВИТНЫЙ КАТАЛОГ

Алфавитный каталог (АК) - библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке фамилий индивидуальных авторов, наименований коллективных авторов, организаций или заглавий документов.

Задача алфавитного каталога – дать ответ на два основных вопроса:

1. Есть ли в библиотеке определённая, заранее известная читателю книга.
2. Какие книги данного автора имеются в библиотеке.

С помощью АК можно проводить поиск по следующим типам запросов:

• имеются ли произведения данного автора в фондах библиотеки;
• какие произведения данного автора имеются в библиотеке;
• какие переиздания данного произведения имеются в фондах;
• какие выпуски входят в ту или иную серию;
• в каком году вышло данное издание, каково место издания.

Алфавитный каталог должен оказывать читателям помощь в выборе интересующих их произведений и тем самым пробуждать новые интересы.

С помощью алфавитного каталога можно популяризировать как отдельные произведения, так и знакомить с творчеством того или иного автора в целом, обратить внимание читателя на неизвестные ему произведения интересующего его автора.

Ценное свойство алфавитного каталога – простота работы с ним. Пользователю, разыскивающему описания интересующих его изданий, не обязательно ориентироваться в системе классификации, без чего не обойтись при использовании систематического каталога, или уметь сформулировать предмет книги, как этого требует обращение к предметному каталогу. Знаний основных библиографических сведений о разыскиваемой книге вполне достаточно для быстрого её нахождения.

Оформление алфавитного каталога должно быть внешним и внутренним.

Внешнее оформление – это оформление шкафов и ящиков каталога. Все ящики нумеруются арабскими цифрами, снабжаются этикетками, которые должны отражать материал, содержащийся в ящике. На этикетках должны быть указаны буквы, слоги или слова, которыми начинаются библиографические записи первой и последней карточек ящика.

Внутреннее оформление должно осуществляется при помощи каталожных разделителей. В среднем разделители размещаются через 60-70 карточек. Разделители подразделяются: по форме и по назначению.

По форме разделители бывают:

• центральные;
• боковые.

Боковые делятся на:

• левосторонние;
• правосторонние.

Центральные ─ это разделители с центральным выступом, левосторонние и правосторонние ─ с выступами слева и справа.

По назначению разделители бывают:

• буквенные (на выступах наносятся буквы алфавита);
• слоговые (на выступах наносится слоговое сочетание);
• словарные (на выступах наносится отдельное слово);
• именные (на выступах наносятся фамилии авторов и персоналий).

Карточки в алфавитном каталоге должны расставляться в следующей последовательности:

• по первому слову;
• при совпадении слов;
• на авторов-однофамильцев;
• на авторов с двойными фамилиями;
• на произведения одного и того же автора;
• сокращённая форма (аббревиатура);
• числительное в виде цифр.
• место карточки в общем алфавите определяется первым по порядку словом описания, независимо от того, фамилия это или заглавие.
• предлог считается отдельным словом;
• в случае совпадения первых слов описания, карточки расставляются по алфавиту вторых слов, а если совпадают и вторые слова, то по третьему и т. д.

─         Карточки на авторов-однофамильцев расставляются в порядке алфавита их инициалов. Раньше всех ставится карточка с такой фамилией, при которой нет инициалов, затем карточка, на которой обозначена фамилия с одним инициалом, затем, ─ с двумя инициалами, после чего, ─ фамилии в алфавите раскрытых имён и отчеств.

Даже если у вас есть инициалы автора, то надо перебрать все карточки, у которых совпадает первая буква имени, т. к. инициалы (Л.Д.) будут стоять после инициалов (В.Л.) и т. д.

Карточки на авторов с двойными фамилиями ставятся после авторов с одной фамилией.

Карточки на произведения одного и того же автора расставляются в следующем порядке:

• полное собрание;
• собрание сочинений;
• избранные произведения;
• отдельные произведения;
• избранные ставятся (в порядке алфавита).

Сокращенная форма (аббревиатура) наименования страны, организации, общества, учреждения и т. п. при расстановке рассматривается в сочетании букв, т. е. не раскрывается и ставится в порядке алфавита букв сокращенного наименования.

Если заглавие начинается с числительного в виде цифры, то расстановка производится по буквенному прочтению цифры.

В практике работы библиотек очень часто возникают ситуации, когда читателю необходимо узнать, кто же автор того или иного произведения. Чтобы оперативно решить эту проблему, в системе справочно-библиографического аппарата создаётся указатель заглавий произведений художественной литературы.

Указатель заглавий произведений художественной лите-ратуры содержит минимум данных: заглавие, жанр, имя автора. Все карточки расставляются в строгом алфавитном порядке.

Итак, если читателю нужно узнать, имеется ли в библиотеке конкретная книга, ее автор, заглавие, какие документы определенного автора есть в библиотеке, необходимо обращаться к алфавитному каталогу.

СИСТЕМАТИЧЕСКИЙ КАТАЛОГ

Систематический каталог (СК) ─ библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются по отраслям знания в соответствии с определенной системой библиотечно-библиографической классификации.

Систематический каталог обслуживает различные виды запросов читателей, информирует читателя о наличии литературы по интересующей его теме. Основа СК отрасль знания: он группирует литературу в систематической последовательности от общего к частному. В СК не только устанавливается содержание книги, но выясняется и учитывается разрез, в котором предмет учитывается.

Оформление систематического каталога подразделяется на:

• внешнее оформление СК (надписи на этикетках каталожных ящиков. На этикетках указывается номер ящика, индекс и наименование отраслевого деления, а ниже ─ первый и последний индексы карточек, включённых в данный ящик).
• внутреннее оформление СК (формирование отделов каталога на основе индексов, присвоенных в процессе систематизации).

Под группировкой записей внутри отделов понимают процесс их упорядочения в пределах классификационного деления.

Существуют два вида расстановки библиографических записей в СК:

• обратно-хронологическая;
• алфавитная.

В СК общедоступных библиотек принята алфавитная группировка библиографических записей.

Важную роль в оформлении СК должны выполнять разделители. Каждой ступени классификации соответствует своя форма разделителей:

• разделители со средним выступом (центральным) используются для делений первой, второй, иногда третьей ступени;
• левосторонние разделители – для четвертой и пятой ступеней;
• правосторонние – для шестой и последующих ступеней деления.

На выступе разделителя указывается индекс и наименование отдела или раздела. Остальная площадь разделителя делится вертикальной чертой на две неравные части: левая часть шире, правая — уже. С левой стороны помещается заголовок «Основные деления», а под ним столбиком индексы и рубрики следующей ступени деления, то есть на разделителе первой ступени приводят только деления второй ступени, на разделителе второй ступени — деления третьей ступени и т. д. В правой части разделителей помещаются отсылки, заимствованные из таблиц классификации.

На центральных разделителях указывается основной отдел таблиц ББК, также перечисляются основные деления, относящиеся к этому отделу.

Далее идёт карточка-разделитель с выступом, она ставится в начале каждого отдела.

На левосторонних и правосторонних разделителях указывается более дробное деление.

За правосторонними разделителями будут также стоять карточки на словари.

Разделители в СК открываются при наличии 5-10 карточек. За одним разделителем находится не более 40 карточек. За каждым разделителем карточки стоят в соответствии с авторскими знаками. Изъятие карточек осуществляется согласно актам на списание литературы из фондов библиотек, утвержденных директором библиотеки.

На карточке систематического каталога указывается:

• полный индекс;
• индекс шифра;
• каталожный индекс.

Карточки в систематическом каталоге расставляются по отраслям знаний в соответствии с основными делениями библиотечной классификации (ББК). Внутри разделов СК расставляются в алфавитном порядке по фамилиям авторов и названиям.

В отдельных случаях существует обратнохронологическая расстановка карточек, при которой карточки на более новые издания ставятся впереди.

Обратнохронологическая расстановка распространяется: на законы, постановления, учебные программы, а также повторные издания.

ОРГАНИЗАЦИЯ КАРТОТЕК

Библиотекари в своей повседневной работе постоянно сталкиваются с усложнившимися запросами пользователей. Поэтому одной из важнейших задач библиотек является совершенствование СБА и информационного обслуживания пользователей.

Система картотек – важнейшая и самая подвижная часть СБА любой библиотеки.

Картотеки раскрывают содержание периодических и продолжающихся изданий, а также непериодических сборников. Без организации этой части справочно-библиографического аппарата обойтись невозможно.

Картотеки служат основой любого вида библиотечно-библиографической деятельности. Это ─ справочно-библиографическое обслуживание, индивидуальная и массовая работа с пользователем.

Основная функция картотек, такая же, как и у каталогов – максимально обеспечить решение всего комплекса целей и задач, стоящих перед библиотекой. Осуществление этой функции невозможно без правильной организации системы картотек.

Для этого обязательно соблюдение следующих принципов:

• вся организация картотек строится с учётом достижений библиотечной практики;
• картотеки должны быть максимально доступны для пользователей. Это достигается простотой их использования, рациональностью размещения, обеспеченностью специальными средствами информации и пропаганды, наглядностью организации, возможностью для пользователя всегда получить консультацию сотрудника библиотеки;
• система картотек призвана быть достаточно гибкой, оперативно реагирующей на изменения в структуре библиотечно-информационной системы библиотеки, в развитии науки, политической, экономической и культурной жизни, в характере запросов пользователей.

Ведущее место среди библиографических картотек любой библиотеки занимают:

• систематическая картотека статей;
• краеведческая картотека.

Картотеки служат дополнением к систематическому каталогу и помогают всестороннему раскрытию библиотечного фонда.

СИСТЕМАТИЧЕСКАЯ КАРТОТЕКА СТАТЕЙ

Ядром системы картотек любой библиотеки является систематическая картотека статей (СКС). Её отличительная черта – новизна, актуальность, большое количество постоянных или временных рубрик, которые выделяются в процессе справочно-библиографического обслуживания. СКС является универсальной по содержанию и общей по назначению.

Структура этой картотеки, в целом, аналогична структуре систематического каталога, организуется в соответствии с ББК. В отличие от систематического каталога, здесь оперативно отражаются новые публикации в журналах, газетах, периодических и продолжающихся сборниках. Постоянно вводятся новые рубрики: на актуальные для каждого года темы (пример, «2019 год – Год малой родины») или ориентируясь на спрос читателей своей библиотеки.

За каждым делением каталога библиографические записи документов располагаются в обратнохронологическом порядке, что позволяет читателю познакомиться в первую очередь с новыми поступлениями. Используется методика многократного отражения документов. Карточка содержит библиографическое описание, индекс по ББК, авторский знак, предметную рубрику и другие рубрики (хронологическую, географическую). Может содержать уточнение к названию, аннотацию, примечание. Карточки в систематической картотеке статей хранятся, пока статьи актуальны и на них существует спрос.

Структура СКС отличается от структуры систематического каталога дробной детализацией материала внутри рубрик, поскольку по новым и перспективным темам картотека отражает больший объем материала, чем систематический каталог. Актуальные темы, новые понятия, определений которых нет в ББК, более дробное деление рубрики выделяться разделителем с предметной рубрикой. Служит дополнением к систематическому каталогу.

КРАЕВЕДЧЕСКАЯ КАРТОТЕКА

Постоянно увеличивающееся в библиотеках число запросов краеведческой тематики, возрастание интереса к прошлому своего края, района, города, требует от сотрудников более продуманной и углубленной работы в деле организации и ведения соответствующих частей системы каталогов и картотек.

Краеведческая картотека (КК) ─ неотъемлемая часть краеведческого поискового аппарата. В ней должны быть представлены сведения о популярной литературе, посвящённой краю (району, городу): книгах, брошюрах, сборниках, периодических изданиях и других документах, несущих сведения о родной территории в целом или отдельных аспектах, вопросах, проблемах.

Наиболее регулярно и полно в районных библиотеках расписывается районная газета, так как она всесторонне освещает жизнь района. Из республиканской и региональной периодики отбираются для картотеки все материалы, относящиеся к району – его сёлам, улицам, хозяйствам, людям, культурным объектам, природе и т. п. Отобранные в краеведческую картотеку документы должны содержать сведения о явлениях и событиях, имеющих важное значение для общественной, экономической и культурной жизни района, конкретные фактические или статистические данные обобщающего характера.

Для классификации документов, включённых в краеведческую картотеку, используется «Тыпавая схема класіфікацыі дакументаў для краязнаўчых каталогаў (картатэк) бібліятэк Рэспублікі Беларусь». Расположение карточек в картотеке обратнохронологическое, за исключением персональных рубрик (например, посвящённых жизни и творчеству писателей и поэтов).

РЕДАКТИРОВАНИЕ

КАТАЛОГОВ И КАРТОТЕК

Важным моментом в организации каталогов и картотек является процесс редактирования. Он заключается в проверке соответствия структуры, содержания и оформления каталогов и картотек всем необходимым требованиям и в исправлении выявленных недостатков.

В технологии выделяют редактирование: плановое и текущее, полное и выборочное, методическое и техническое.

• Плановое редактирование проводится систематически, не реже одного раза в пять лет. Работа рассчитывается заранее и находит отражение в плановых документах библиотеки. Для проведения планового редактирования подготавливают инструкцию, в которой отражают порядок и организацию работы.
• Текущее редактирование должно вестись постоянно в процессе каждодневной работы с каталогами и картотеками, одновременно с расстановкой карточек на новые поступления. По ходу работы проверяется правильность расстановки карточек, проводится исправление заставок, замена ветхих и изношенных карточек, обновление шифра и др.
• Полное редактирование означает проверку всей картотеки или каталога в строгой последовательности.
• При выборочном редактировании проверяется только определённая часть картотеки или каталога, как правило, ─ один или несколько разделов.
• При методическом – каталог или картотека совершенствуется путём переработки содержания, улучшения их структуры, внесения изменений в систему оформления.
• При техническом редактировании проверяется правильность расстановки карточек, оформления разделителей, выявляются орфографические ошибки и т. д.

Главная цель любого редактирования – улучшить информационные качества этой части СБА библиотеки и её поисковые возможности.

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ